1. /
  2. Usługi
  3. /
  4. Legalizacja dokumentów
Legalizacja dokumentów

Twój partner handlowy wymaga zalegalizowania dokumentu handlowego, świadectwa lub zaświadczenia?

Występujesz w przetargu i żądają od Ciebie weryfikacji dokumentów?

Zapraszamy do Regionalnej Izby Gospodarczej, gdzie nasi eksperci odpowiedzą na Twoje pytania od poniedziałku do piątku w godzinach 8:00-15:00*.

Podstawa prawna

Czynności legalizacyjne są dokonywane przez Regionalną Izbę gospodarczą na podstawie art. 12 w związku z ust. 1, 2 i ust. 4 pkt 3 ustawy o izbach gospodarczych z dnia 30.05.1989 r. (Dz. U. Nr 35 z 1989 r. i Nr 75 z 1992 r.), z późniejszymi zmianami, na rzecz podmiotów zarejestrowanych w Polsce, stosownie do przepisów wymienionej ustawy o izbach gospodarczych oraz celów określonych statutem Regionalnej Izby Gospodarczej.

Rodzaje legalizowanych dokumentów handlowych

Usługą legalizacyjną objęte są różnego rodzaju dokumenty stosowane w handlu międzynarodowym, m.in.: dokumenty autorstwa wnioskodawcy, świadectwa i zaświadczenia urzędów państwowych i samorządowych.

Rodzaje legalizowanych przez Regionalną Izbę Gospodarczą dokumentów:

  • Dokumenty handlowe i eksportowe, m.in. faktury, deklaracje, specyfikacje, umowy, pełnomocnictwa, tłumaczenia inne niż przysięgłe.
  • Dokumenty przewozowe np. konosamenty, faktury transportowe i inne związane z przewozem.
  • Świadectwa wydane przez urzędy weterynaryjne, sanitarne, inspekcję handlową.
  • Świadectwa i zaświadczenia wydane przez upoważnione jednostki administracji państwowej, samorządu terytorialnego.
  • Poświadczanie świadectwa pochodzenia wystawionego przez urząd celny uwarunkowane wymogami kraju odbiorcy towaru.
  • Wystawianie, na podstawie świadectw pochodzenia wystawionych przez urząd celny, dodatkowych świadectw niepreferencyjnego pochodzenia towarów na formularzach Krajowej Izby Gospodarczej, jeśli zagraniczny odbiorca towaru żąda wystawienia takiego świadectwa, w związku z realizacją płatności za towar.

Dokumenty niepodlegające legalizacji przez RIG

  • Zaświadczenia i raporty bankowe, ale również deklaracje przedsiębiorców o posiadanych kontach bankowych.
  • Zaświadczenia i decyzje wydane przez urzędy skarbowe.
  • Dokumenty sądowe oraz wyroki i postanowienia sądów arbitrażowych (w tym rejestry KRS).
  • Decyzje i zaświadczenia administracji celnej oraz elektronicznie generowane deklaracje celne.
  • Długo i krótko terminowe deklaracje dostawców, które podpisywane są jedynie przez firmy.
  • Dokumenty urzędowe osób prywatnych podlegające legalizacji Apostille.
  • Wydruki, kserokopie lub nie podpisane dokumenty.
  • Kserokopie za zgodność z oryginałem.
  • Dokumenty i certyfikaty zagranicznych firm i instytucji.
  • Tłumaczenia wykonane przez tłumaczy przysięgłych (dalsza legalizacja w MSZ) i dokumenty potwierdzone notarialnie (dalsza legalizacja w sądzie) , których procedurę legalizacji określa Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości.
  • Dokumenty o charakterze prawnym m.in. umowy,  pełnomocnictwa oraz deklaracje firm o statusie prawnym i/lub następstwie prawnym.
  • Deklaracje przedsiębiorców o towarach podwójnego zastosowania i zaistnieniu okoliczności siły wyższej.

Uwierzytelnienie eksportera

Przedsiębiorca występujący do Regionalnej Izby Gospodarczej o legalizację dokumentów po raz pierwszy, do wniosku załącza niżej wymienione dokumenty zawierające aktualne dane:

1.Dokument potwierdzający prowadzenie przez wnioskodawcę działalności gospodarczej, w zależności od statusu prawnego przedsiębiorcy:
• aktualny wydruk KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości,
• lub aktualny wydruk CEIDG ze strony Ministerstwa Rozwoju,
• lub inny dokument upoważnionego organu rejestrowego.

2.Zaświadczenie o nadaniu statystycznego numeru identyfikacyjnego REGON
•    aktualny wydruk ze strony Głównego Urzędu Statystycznego.

3.Decyzja albo potwierdzenie faktu nadania numeru identyfikacji podatkowej (NIP)
•    kserokopia decyzji lub zaświadczenia z aktualnymi danymi firmy.

4.Uwierzytelnione wzory podpisów reprezentacji podmiotu wnioskującego, poprzez złożenie:
• wzoru podpisu w obecności przedstawiciela RIG na specjalnym formularzu lub,
• wzoru podpisu potwierdzonego notarialnie (oryginał do wglądu i kserokopia) lub,
• kopii karty wzorów podpisów bankowych potwierdzonych za zgodność z oryginałem przez pracownika banku,
Uwaga: wzór podpisu osoby upoważnionej na podstawie pełnomocnictwa  może potwierdzić reprezentacja firmy zgodnie z KRS.

W przypadku zmian w przedsiębiorstwie powodujących zmiany w dokumentach wymienionych powyżej przy kolejnym wniosku o legalizację przedsiębiorca powinien załączyć wyżej wymienione dokumenty, zawierające zaktualizowane dane.

Dokumenty wymienione pod numerami 1, 2, 3 mogą być zamiennie dołączone w oryginale lub kserokopii poświadczonej urzędowo lub notarialnie. Na wniosek przedsiębiorcy Regionalna Izba Gospodarcza zwraca oryginał dokumentu po potwierdzeniu za zgodność z okazanym dokumentem kserokopii dostarczonej przez wnioskodawcę, przeznaczonej dla RIG.

Krok po kroku

Krok 1 

UWIERZYTELNIENIE EKSPORTERA

Eksporter przekazuje RIG komplet dokumentów rejestracyjnych i wzory podpisów osób reprezentujących Eksportera zgodnie z procedurą.

W celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień lub sprawdzenia dotychczas zgromadzonych w RIG informacji, Eksporter kontaktuje się drogą elektroniczną:  
lub telefonicznie pod numerem: 62 764 57 83

O legalizację dokumentów i świadectwa pochodzenia w eksporcie mogą ubiegać się eksporterzy zarejestrowani w Polsce.

Krok 2 

WNIOSKOWANIE

A. Weryfikacja wniosków i dokumentów

A.1. Legalizacja dokumentów handlowych

Eksporter składa w 1 egzemplarzu wypełniony i podpisany przez upoważnioną osobę wniosek o legalizację dokumentu handlowego.

Wzór wniosku Pobierz 

Wraz z wnioskiem eksporter przedkłada do legalizacji dokumenty w wymaganej przez niego ilości egzemplarzy oraz egzemplarza dodatkowego, który pozostaje w dokumentacji RIG. Wszystkie egzemplarze dokumentów wystawionych przez eksportera, przedłożone do legalizacji powinny zawierać oryginalne podpisy osób uprawnionych  do reprezentowania przedsiębiorstwa (reprezentacji lub pełnomocników), których uwierzytelnione podpisy zostaną dostarczone do Regionalnej Izby Gospodarczej (szczegóły w zakładce „Uwierzytelnienie eksportera”).

W przypadku dokumentów do legalizacji uzyskanych przez eksportera od zewnętrznych podmiotów, na potrzeby RIG należy przedłożyć kserokopię dokumentu przeznaczonego do legalizacji.
Uwaga: kserokopie dokumentów nie podlegają legalizacji.

Poprawność przygotowywanych dokumentów można weryfikować z RIG telefonicznie lub drogą elektroniczną

Upoważniony pracownik RIG może zażądać od eksportera dodatkowych dokumentów potwierdzających treści zawarte w dokumentach do legalizacji lub wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu RIG.

A.2. Wystawienie świadectwa pochodzenia na formularzu RIG

W przypadku wnioskowania o świadectwo pochodzenia towaru na formularzu RIG eksporter przedstawia wypełniony formularz, zgodnie z danymi zawartymi w świadectwie pochodzenia wystawionym przez urząd celno-skarbowy. Uwaga: druga strona formularza jest wypełniana i drukowana tylko, gdy wykaz towarów nie mieści się na pierwszej stronie formularza.

Podstawą do wystawienia świadectwa pochodzenia towaru na formularzu RIG jest wymóg importera wyrażony w akredytywie lub kontrakcie aby wystawcą dokumentu była izba gospodarcza oraz urzędowe świadectwo pochodzenia wystawione przez administrację celno-skarbową  Do wniosku eksporter załącza kserokopię akredytywy lub kontraktu oraz kserokopię świadectwa po okazaniu oryginału do wglądu.

Wzór formularza formularz_swiadectwa_pochodzenia

B. Wniesienie opłaty przez eksportera

Po stwierdzeniu poprawności złożonej dokumentacji wystawiana jest faktura, a eksporter wnosi na rzecz RIG obowiązującą opłatę kartą płatniczą.

W przypadku składania dokumentów pocztą/kurierem eksporter wnosi opłaty w formie przedpłaty na konto 81 1910 1048 2410 0271 9526 0001. W takim przypadku faktura jest wystawiana po zakończeniu procesu legalizacji i przesłaniu potwierdzenia dokonania opłaty.

Uwaga: brak jest możliwości płatności gotówką.

Aktualny wykaz cen dostępny jest w zakładce Cennik − poniżej.

Wysokość łącznej opłaty za konkretną legalizację dokumentów można uzgadniać z RIG telefonicznie lub drogą elektroniczną  

Krok 3 LEGALIZACJA DOKUMENTÓW HANDLOWYCH

Po stwierdzeniu kompletności i poprawności złożonej dokumentacji i wniesieniu opłat upoważniony pracownik RIG dokonuje legalizacji poprzez naniesienie pieczęci urzędowych i podpisów na dokumentach handlowych lub formularzach świadectwa.

Zalegalizowane lub wystawione przez RIG dokumenty handlowe wraz z fakturą za wykonanie usługi są przekazywane eksporterowi osobiście lub w innej uzgodnionej formie.

Cennik

Cennik obowiązujący od 01.07.2023 r. – pobierz pdf 

Dalsza legalizacja dokumentów handlowych

W zależności od wymagań zagranicznego klienta dokumenty zalegalizowane przez Regionalną Izbę Gospodarczą mogą podlegać również legalizacji Ministerstwa Spraw Zagranicznych w Warszawie www.msz.gov.pl oraz placówek dyplomatycznych obcych państw w Polsce.

Informacje dotyczące legalizacji w MSZ dostępne są na stronie www.msz.gov.pl.

W razie potrzeby zalegalizowania dokumentów również w konsulacie kraju kontrahenta zagranicznego, adresy ambasad i urzędów konsularnych państw obcych w Polsce można znaleźć na stronie www.msz.gov.pl

linkedin facebook pinterest youtube rss twitter instagram facebook-blank rss-blank linkedin-blank pinterest youtube twitter instagram